Sertifikācijas process
Kas ir sertifikācija?
Sertifikācija ir neatkarīga trešās puses darbība, apliecinot, ka attiecīgais pakalpojums atbilst attiecīgajā standartā, citā normatīvajā aktā vai starptautiskos kritērijos noteiktajām prasībām. Sertifikācijas mērķis ir novērtēt pakalpojuma atbilstību tam izvirzītajiem kritērijiem un tā tiek veikta saskaņā ar attiecīgām pakalpojuma novērtēšanas sistēmām un tās noteiktajiem kritērijiem. Sertifikācijas institūcijai ir efektīva kvalitātes sistēma, kura dokumentēta kvalitātes rokasgrāmatā.
Sertificēšanas institūcija – SIA “Viesnīcu un restorānu centrs“.
SIA “Viesnīcu un restorānu centrs” (turpmāk – VRC) ir Latvijas Viesnīcu un restorānu asociācijas 1999.gadā dibināts uzņēmums, kas veic viesnīcu un citu tūristu mītņu pakalpojumu kvalitātes atbilstības novērtēšanu kā neatkarīga trešās puses sertificēšanas institūcija. VRC ir ieviesis Latvijā tūristu mītņu brīvprātīgās atbilstības novērtēšanas un klasifikācijas sistēmu. Sertifikācijas shēma, kas noteikta VRC kvalitātes rokasgrāmatā, balstās uz dokumentu pārbaudi un inspicēšanu ar tai sekojošu uzraudzību, ko veic VRC direktors ciešā sadarbībā ar VRC ārštata darbiniekiem – kompetentiem ekspertiem tūristu mītņu un viesmīlības jomā.
VRC pārvaldes institūcijas ir dalībnieku sapulce (pārstāv LVRA valde) un VRC valde. VRC valdes loceklis Edvīns Buka pilda VRC direktora pienākumus.
Saistībā ar LVRA pievienošanos vienotajai Eiropas viesnīcu klasifikācijas sistēmai HOTREC pārraudzībā – zvaigžņu apvienībai “Hotelstars Union”, kopš 2011.gada 1.jūlija VRC veic Latvijas viesnīcu sertificēšanu atbilstoši “Hotelstars Union” starptautiskajiem kritērijiem. 2012.gadā veikta pāreja uz jaunajiem vērtēšanas kritērijiem, kas Latvijas viesnīcām nodrošina ievērojami plašāku atpazīstamību Eiropā un pasaulē. Kopš 2015. gada 1. janvāra VRC veic atbilstības novērtēšanu saskaņā ar “Hotelstars Union” kritērijiem 2015 – 2020 gadam.
VRC darbības devīze: ATBILSTĪBA – ATPAZĪSTAMĪBA – KVALITĀTE – KONKURĒTSPĒJA pilnībā saskan ar Latvijas ekonomikas tendencēm, kad viesnīcas īpaši cenšas uzsvērt sava piedāvājuma drošumu un kvalitāti, kā arī aktīvi reklamēt to.
VRC tūristu mītnei piešķirtās zvaigznes vai kategorijas ir labākā reklāma un kvalitātes zīme klientam,- ārzemniekam vai Latvijas iedzīvotājam, kurš vēlēsies tajā apmesties.
VRC darbības filozofijas pamatā ir klientu vēlmju apmierināšana, kuri saņem profesionālus un kvalitatīvus pakalpojumus. VRC sniedz savus pakalpojumus ne vien LVRA biedriem, bet visiem interesentiem.
Brīvprātīgās atbilstības novērtēšanas process, ko veic VRC un kura rezultātā tūrisma mītne saņem noteiktas kategorijas Atbilstības sertifikātu, ir sadalīts divās daļās:
- objekta atbilstības novērtēšanā “Hotelstars Union” kritērijiem, ko veic Apsekošanas komisija;
- objekta sertificēšanā, ko veic VRC direktors, balstoties uz apsekošanas rezultātiem, Sertificēšanas komisijas rekomendācijām, saņemtajiem dokumentiem un apliecinājumiem par veiktajām korektīvajām darbībām objektā pēc tā apsekošanas.
Apsekošanas un Sertificēšanas komisijās darbojas VRC ārštata darbinieki – pieredzējuši eksperti tūristu mītņu un viesmīlības nozarē, kuri ir kompetenti novērtēt viesnīcu un citu tūrisma mītņu atbilstību noteiktām prasībām.
Lai saņemtu Atbilstības sertifikātu, viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes pārstāvis saņem un aizpilda noteikta parauga iesniegumu, kurā norāda vēlamo viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes klasifikācijas kategoriju, saskaņā ar “Hotelstars Union” kritērijiem . Iesnieguma veidlapā norādīti arī sertifikāta saņemšanai nepieciešamie dokumenti, kurus jāiesniedz VRC direktoram, kā arī, ar sertificēšanu saistīto pakalpojumu izmaksas.
Pēc aizpildīta iesnieguma un tajā norādīto dokumentu saņemšanas, VRC direktors izvērtē saņemtos dokumentus un, ja tie ir atbilstošā kārtībā, sastāda Apsekošanas komisiju. Komisijas sastāvu un iespējamo apsekošanas laiku VRC direktors saskaņo ar apsekojamā objekta atbildīgo pārstāvi.
Ja 3 /trīs/ mēnešu laikā pēc iesnieguma reģistrācijas netiek saņemti iesniegumā norādītie dokumenti, iesniegums tiek anulēts.
Apsekošanas komisija veic viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes apsekošanu Eiropas viesnīcu zvaigžņu apvienības “Hotelstars Union” prasībām izstrādātajām apsekošanas protokola veidlapām. Ja klientam ir iebildumi pret novērtējumu, viņam ir tiesības protokolā fiksēt savus iebildumus. Apsekošanas protokola oriģināls tiek nodots klientam, kopiju saņem VRC direktors. Ja klientam ir sūdzības pret Apsekošanas komisijas darbu, viņš par to var iesniegt rakstisku sūdzību VRC direktoram. VRC direktoram ir jāsniedz rakstiska atbilde 10 dienu laikā pēc sūdzības saņemšanas. Ja viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes pārstāvis nav apmierināts ar VRC direktora atbildi, viņš 10 dienu laikā var iesniegt apelāciju VRC Uzraudzības padomē.
VRC direktors apkopo, nepieciešamības gadījumā saņem iztrūkstošos dokumentus, un izvērtē viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes iesniegtos dokumentus, Apsekošanas protokolu un pieņem galīgo lēmumu par viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes sertificēšanu vai argumentētu sertificēšanas atteikumu. Sertificēšana netiek piešķirta, kamēr nav novērstas visas norādītās neatbilstības un kamēr to nav pārbaudījis VRC direktors un/vai nav saņemts viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes pārstāvja rakstisks apstiprinājums.
5 darba dienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas, VRC direktors informē viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes pārstāvi par sertifikāta piešķiršanu, vai motivētu sertificēšanas atteikumu.
10 dienu laikā pēc lēmuma par sertificēšanu pieņemšanas, VRC direktors izraksta viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnei Atbilstības sertifikātu un izrakstu no protokola, kurā fiksēts VRC direktora lēmums. Sertifikātu paraksta VRC direktors.
Ja viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes pārstāvis nav apmierināts ar VRC direktora lēmumu, viņš 10 dienu laikā pēc lēmuma saņemšanas var iesniegt apelāciju VRC Uzraudzības padomē. Visas sūdzības un apelācijas ir jāiesniedz VRC direktoram rakstiska veidā.
Atbilstības sertifikāta derīguma termiņš ir 5 – 6 gadi. “Hotelstars Union” sertifikāts derīgs līdz kritēriju pārskatīšanas gada beigām reizi 5 – 6 gados. Katru gadu sertifikāta darbības laikā tiek veikta viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes atkārtota vērtēšana jeb ikgadēja uzraudzība. Ikgadējas uzraudzības procedūras tiek veiktas bez iesnieguma saņemšanas no pasūtītāja. Viesu izmitināšanas un apkalpošanas mītnes uzraudzību nodrošina VRC direktors. Vienu reizi gadā, pēc uzraudzības procedūru veikšanas VRC direktors pieņem lēmumu par sertifikācijas saglabāšanu vai atteikumu.
Ja mītne pēc noteikto korektīvo darbību veikšanas turpina atbilst “Hotelstars Union” kritērijiem, piešķirtā klasifikācijas kategorija tiek saglabāta līdz nākošajai uzraudzībai. Ja atkāpes no standarta ir būtiskas, piešķirtā klasifikācijas kategorija var tikt apturēta vai atcelta un atbilstības novērtēšanas process jāsāk no jauna.
